Conseils d’utilisation pour eZmax et eZsign

Conseils d’utilisation pour eZmax et eZsign

Consultez les conseils ci-dessous à l’intention des courtiers et administrateurs qui utilisent les solutions eZmax et eZsign dans le domaine de l’immobilier. N’oubliez pas de consulter également nos messages eZupdates précédents! Les nombreux conseils d’utilisation et FAQ publiés sont tous conçus pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre solution logicielle de courtage immobilier eZmax.

AGENTS :

  • ENGIN DE RECHERCHE EZSIGN

Lorsque vous faites une recherche dans eZsign, utilisez l’engin de recherche qui vous permet de faire une requête par « Nom de dossier », « Nom du document » ou « Nom du signataire ».  Lorsque vous n’êtes pas certain de l’exactitude du nom recherché, vous pouvez entrer seulement quelques caractères du nom et y insérez des astérisques avant et après.  Ceci permet au système d’extraire tous les dossiers comportant les caractères entrés entre les astérisques.

  • INSCRIPTION TEMPORAIRE

Quand devons-nous créer une inscription temporaire ? Voilà une question qui nous est souvent posée.  Les deux situations suivantes sont propices à créer des inscriptions temporaires.

    • Lorsque vous avez une nouvelle inscription qui n’a pas encore été importée dans eZmax et vous voulez ajouter les documents dans la GED immédiatement, vous pouvez créer une inscription temporaire.
    • Lorsque vous avez une inscription exclusive. Vous créez un dossier d’inscription temporaire et dans le champ « Chambre immobilière » vous sélectionnez l’option « Inscription exclusive ».  Votre agence sera avisée et pourra ensuite convertir ce dossier en une inscription.

AGENTS et ADMIN :

  • RÉACTIVER UN DOCUMENT EZSIGN EXPIRÉ

Lorsque le lien d’une signature électronique expire, nul besoin de supprimer le document, ou de tout recommencer.  eZmax vous simplifie la vie en vous donnant l’option de réactiver les liens de signatures pour une durée de 1 à 30 jours et ensuite, envoyer le document à nouveau afin d’obtenir la signature.

  • VENTES MULTIPLES

Vous avez plusieurs offres acceptées pour un bien immobilier dont vous n’êtes pas l’agent inscripteur ? Pas de problème, avec eZmax vous pouvez créer plusieurs offres liées à une inscription même si vous n’êtes que l’agent collaborateur.

ADMIN :

  • REFUSER UN DOCUMENT

Lors de la validation des documents, il se peut que vous deviez en refuser certains pour diverses raisons.  Dans ce cas, il vous suffit de cliquer sur l’icône « Supprimer ».  Cette action déplacera le document vers l’onglet « Documents supprimés » du dossier.  Si vous souhaitez que l’agent soit notifié immédiatement, assurez-vous de sélectionner l’option « Notifier » et l’agent recevra un courriel l’informant qu’un document a été refusé et doit être téléversé à nouveau.

 

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