Comment eZmax a changé l’avenir de Royal LePage du Quartier

Comment eZmax a changé l’avenir de Royal LePage du Quartier

Royal LePage du Quartier est une agence immobilière comprenant 85 courtiers dans deux bureaux. Depuis de nombreuses années, elle utilisait trois systèmes différents pour la comptabilité, l’administration, la gestion des transactions et les communications internes. Même si cela a bien fonctionné pendant un certain temps, l’équipe de direction s’est vite rendu compte que le fait d’avoir des systèmes non reliés n’aidait pas l’agence à se développer, et surtout, à gérer la croissance, les coûts administratifs et la demande qui vient avec cette croissance.

La recherche pour un meilleur fonctionnement a donc commencé

Après une recherche approfondie, le meilleur choix aux yeux de la direction de l’agence était eZmax – il combinerait les efforts des trois systèmes en un seul système fiable et convivial. La stabilité et la fonctionnalité du système signifiaient une transition réussie vers une nouvelle plateforme et l’atténuation de la peur du changement chez le personnel. Une peur du changement qui a rapidement été remplacée par un sentiment de confiance après avoir rencontré l’équipe d’eZmax, et avoir ressenti son engagement à effectuer des changements positifs dans le marché de l’immobilier. Les membres du personnel savaient que l’équipe d’eZmax les appuierait tout au long de la transition et de la migration des données. 

« Le processus n’a pas été toujours facile », affirme Nazlee Besharah, administratrice de bureau et responsable des opérations immobilières. « En fait, certaines étapes de la transition ont été très difficiles. Un de nos anciens fournisseurs a bloqué notre accès à nos données occasionnant un immense stress. Tout ne s’est pas nécessairement déroulé comme prévu. » 

« Nous avons donc évalué l’ensemble de nos activités et nous sommes rappelé la raison de cette transition et le fait qu’eZmax n’était pas la cause de ces problèmes, mais plutôt les anciens systèmes et processus. Le besoin de ce changement était encore plus évident », ajoute-t-elle.

Pourquoi eZmax?

« L’équipe d’eZmax nous a appuyés tout au long de la transition », soutient Nazlee. « Une fois terminé, le changement était incroyable. » 

Le nouveau système a permis à l’agence de faire le ménage dans les processus du bureau, ajuster la dotation et harmoniser davantage les rôles, maximisant ainsi l’efficacité. La convivialité du système facilite les opérations – c’est un changement très positif pour l’agence.

Soutien pour les courtiers 

Même les courtiers de Royal LePage du Quartier tirent profit des avantages de la nouvelle solution. « Le soutien que donne l’équipe d’eZmax à notre personnel et aux courtiers est incroyable », affirme Nazlee. Les courtiers sont souvent ceux qui ont la plus grande résistance au changement. Ce ne fut pas le cas pour Royal LePage du Quartier. « Les courtiers n’ont eu aucune réticence à utiliser ce nouveau système des plus convivial. Aussi, l’équipe d’eZmax était facilement accessible pour répondre à leurs questions et offrir immédiatement de l’aide si nécessaire, simplement en ouvrant une séance d’aide à même le programme. »

La réceptivité d’une équipe de soutien technique peut faire toute la différence dans l’acceptation par les nouveaux utilisateurs. « L’équipe d’eZmax a su démontrer sa réceptivité et son expertise à nos courtiers, et a même pris le contrôle des écrans des courtiers pour leur montrer l’utilisation étape par étape. Nos courtiers aiment beaucoup le système eZmax et l’excellent soutien qui leur est offert. »

L’aube d’un nouveau jour! Comment eZmax a changé notre façon de fonctionner

Lorsque vous passez de plusieurs points d’entrée de données et systèmes à un seul outil simple qui contient toute l’information, votre façon de travailler change. 

« Le plus grand impact sur ma journée est le fait que tout se trouve en un seul endroit », partage Nazlee. « J’ouvre eZmax et tout est en place pour que je puisse consulter les documents, faire les retraits autorisés, les approbations et les retenues. Et je sais que c’est que tout le monde dans l’entreprise travaille avec le même système. »

Dans le secteur de l’immobilier, les technologies les plus efficaces facilitent la communication, la collaboration, la précision et le rendement. 

« Un très bon exemple d’efficacité est le fait d’avoir moins de courriels à gérer. J’ajoute une note électronique à un dossier dans notre eZmax, “chèque retenu” ou “chèque remis”, et les parties qui doivent en être mises au courant peuvent immédiatement voir mes notes, dans le système. »

Les meilleures agences immobilières attirent et gardent les meilleurs courtiers, et les meilleurs courtiers recherchent des agences qui facilitent leur travail. Une technologie qui appuie une communication et une collaboration efficace dans un seul endroit, tout en offrant un service à la clientèle hors pair, rend la vie plus facile à tous – de l’agence aux courtiers et aux administrateurs de bureau. 

L’heure du changement a sonné

Il est normal d’avoir peur du changement quand on parle de nouvelle technologie. Après tout, c’est nouveau. C’est complexe. C’est un défi. Mais ce ne sont pas ces raisons qui devraient nous empêcher de devenir encore meilleur.

« J’étais prête dès que j’ai vu le système la première fois », soutient Nazlee à propos d’eZmax. « D’autres personnes n’étaient pas certaines que ce soit nécessaire ou que ce soit le bon moment. Nous avons donc dû attendre un peu. En fait, nous avons étudié eZmax pendant deux ans. » 

Ce n’est pas inhabituel de voir des entreprises, peu importe la taille, évaluer et prendre en considération de nouvelles technologies pour un long moment; sans doute trop long. C’est la peur du changement qui nous empêche de passer à la prochaine étape, qui nous mène souvent à de belles réussites. 

« C’est pourquoi je dis à d’autres agences immobilières, administrateurs et gestionnaires de ne pas attendre et de passer à l’action. Le changement est inévitable. Vous devez l’accepter et aller de l’avant. Prêcher par l’exemple pendant le processus » poursuit Nazlee.

« Ce sont les gens d’eZmax qui ont fait toute la différence. Nous pouvions voir eZmax régulièrement lors d’événements de franchises ou de l’industrie; ils étaient toujours très présents et bâtissaient de solides relations – l’immobilier n’est-il pas basé sur les relations d’affaires? »

Conseil aux agences immobilières

Quand on lui a demandé ce qu’elle dirait aux agences immobilières qui pensent changer de technologie pour aller avec eZmax, Nazlee a simplement répondu, « Je leur dis toujours de ne pas hésiter. Ne perdez pas de temps à attendre. Vos activités ne s’en porteront que mieux. Ce ne sera pas sans effort, mais une fois la transition terminée, vous saurez que c’était la meilleure décision pour votre entreprise et votre avenir. »

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